La Checklist parfaite pour préparer et réussir son évènement professionnel :
- Définissez l'objectif de votre évènement professionnel.
- Fixez un budget réaliste.
- Établissez un calendrier
- Choisissez le thème et le format de votre évènement
- Établir la liste d'invités.
- Sélectionnez le lieu approprié.
- Planifiez la logistique de la journée.
- Faites la promotion de votre évènement.
- Célébrez et évaluez le succès de votre évènement professionnel.
- Conclusion
Vous-avez un évènement d'entreprise à organiser ? Ce guide vous aidera à le réaliser en toute simplicité.
Toute entreprise souhaitant établir des relations durables avec ses partenaires, renforcer les liens en interne ou s’ancrer dans son écosystème, doit savoir comment organiser des évènements professionnels. Que vous organisiez un nouveau lancement auprès de 500 personnes, une formation pour 15 employés ou la célébration d’objectifs atteints dans votre département par une centaine de collaborateurs, il est essentiel d'aborder chaque réunion en prenant en compte les 5 éléments clés de la gestion d'évènements : la recherche, la conception, la planification, la coordination et l’évaluation.
Il sera alors beaucoup plus facile de le conceptualiser, de l’anticiper pour lui donner vie et en faire un succès.
Dans un monde de plus en plus numérique et agile, les évènements d'entreprise permettent à chaque collaborateur de développer des liens authentiques avec ses collègues, sa hiérarchie, ses partenaires du quotidien…. Par conséquent, l'organisation d'évènements "en physique" (IRL !) est devenue plus importante que jamais pour les entreprises aujourd’hui.
L'objectif de votre évènement professionnel
Lorsque vous décidez d'organiser un évènement, votre première étape consiste à définir ce que vous attendez de votre évènement.
Une fois que vous avez identifié vos objectifs et vos attentes, vous pouvez alors déterminer le type d'évènement qui trouvera un écho particulier auprès de votre publique cible, servira le mieux votre message, célèbrera parfaitement vos résultats, saura réunir et renforcer vos liens avec vos partenaires, etc….
Fixez un budget réaliste
Vous devez connaître le budget qui vous est alloué pour déterminer le type d'évènement que vous pouvez organiser.
Une fois que vous avez ce budget, il est essentiel de savoir où allouer vos ressources. Par exemple, si vous dépensez plus d'argent pour une scénographie d’exception que pour une équipe technique compétente ou des orateurs de qualité, votre évènement professionnel risque de manquer de substance.
En outre, pensez à allouer un poste spécifique pour la restauration des invités et tenez compte des restrictions alimentaires particulières de tous vos invités (collaborateurs, partenaires, clients...). Savoir rassembler autour de moments informels et festifs en organisant des moments de respiration entre vos présentations, pitchs et discours, sera également clé pour faire de votre journée ou soirée un évènement agréable et mémorable pour chacun.
Établissez un calendrier
La conception de votre évènement vous oblige à assurer le suivi d'un large éventail de tâches. Cela peut être facilité par la création d’un tableau de suivi. Il existe de nouveaux outils technologiques (Asana, Teamwork, Trello,...) qui peuvent en rationaliser et en simplifier la gestion opérationnelle.
Pour garder le contrôle sur l’organisation de votre évènement, nous vous recommandons de suivre méticuleusement chaque sous-projet qui y est relié : le blocage de la bonne date, le programme de l’évènement, le lieu envisagé, le choix de restauration (ex. petit-déjeuner, traiteur pour un cocktail déjeunatoire, plateaux-repas lors d’une réunion, buffet à partager en soirée, etc…), les potentiels intervenants à inviter, l’agenda de communication autour de l’évènement, etc. De cette façon, vous pourrez répertorier chaque activité et son état d’avancement et partager en responsabilités le cas échéant en externalisant les différentes composantes de votre évènement professionnel.
Choisissez le format de votre évènement
Il est temps de choisir un thème ou un sujet pour l'évènement et de déterminer le meilleur format pour le présenter à vos invités.
Par exemple, votre entreprise a surpassé ses objectifs de croissance du trimestre précédent et vous avez à cœur de récompenser vos équipes pour leurs engagements et leur professionnalisme.
Posez-vous plusieurs questions :
- Ai-je reçu un mandat pour organiser un évènement “classique” ou qui sort des sentiers battus ?
- Plutôt debout sous format apéritif dînatoire ? ou assis avec un buffet à partager ?
- Dois-je faire appel à un traiteur évènementiel ?
Établir la liste d'invités
Une partie importante de la planification de l’évènement consiste à définir votre public cible. S'agit-il des cadres et des dirigeants de votre entreprise, de vos clients de longue date, de vos partenaires commerciaux, des membres de la communauté, ou d'une combinaison de ces différentes audiences ? Une fois que vous aurez défini votre public, vous pourrez adapter le programme à ses besoins et intérêts spécifiques.
Ce dont les gens se souviendront en tout cas, c’est sûrement de l’ambiance, des rencontres, des messages forts reçus à cette occasion, ou encore de son côté fédérateur.
Parfois même d’une surprise, de découvertes inspirantes (une agence créative , une start-up sociale venant présenter son action, des témoignages personnels de vos dirigeants…) et bien évidemment des instants festifs associés (un super traiteur original convié à cette occasion pour de nouvelles découvertes culinaires, un karaoké géant, un escape game customisé, etc…)
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Sélectionnez le lieu approprié pour votre évènement professionnel
Une fois que vous avez décidé du nombre de convives et du type d'évènement que vous souhaitez créer, il est temps de trouver un lieu qui permettra de donner vie à votre vision. Il est parfois tentant de se précipiter sur (et de réserver) un lieu dont on a entendu de bons échos ou qui est un point chaud en devenir.
Le tips des Cuistots Migrateurs : Nous vous conseillons de construire en premier lieu votre architecture de l'évènement, puis il ne fait aucun doute que vous trouverez le lieu qui correspondra le mieux à toutes vos contraintes et attentes.
Parfois, une salle, un forum au sein même de votre entreprise sera idéal, pour d’autres occasions, choisir un lieu accessible, différenciant et inspirant sera nécessaire. Certaines agences d’évènementiel pourront vous aider le cas échéant !
Planifiez la logistique
Pour que votre évènement d'entreprise soit réussi, vous devrez identifier, passer en revue et contacter tous les spécialistes de l'évènement nécessaires. Il peut s'agir de traiteurs, de techniciens audiovisuels, de décorateurs, de photographes pour n'en citer que quelques-uns. Bien entendu, vous devez également réserver des conférenciers et des présentateurs, y compris des personnalités, des experts ou des influenceurs, qui peuvent communiquer au mieux les idées que vous souhaitez faire circuler pendant votre rassemblement.
Bien vous entourer en interne et par les bons prestataires extérieurs sera clé dans la bonne tenue de votre évènement !
Envie de gâter vos participants et de leur offrir un souvenir mémorable ?
Pensez plutôt à l’expérience de votre évènement en lui-même : une activité hors norme, des prestataires engagés sur le plans social et environnemental, un moment de partage autour d’un cocktail ou d’un dîner original. Si vous souhaitez offrir un cadeau à vos participants, pensez plutôt à des cadeaux durables qui auront un grand impact mais avec une petite empreinte. Une idée de cadeau numérique à emporter peut-être ? Un souvenir mémorable passé entre collègues ?
La promotion de votre évènement
Pour un petit évènement avec une liste d'invités limitée, vous pouvez simplement envoyer des invitations, mais vous devrez être plus audacieux pour les évènements plus importants.
En interne, vos outils tels que l’intranet, slack, messenger seront incontournables. Pensez également à mobiliser des ambassadeurs au sein de chaque département pour co-construire l’évènement et engager le reste de l’entreprise avant, pendant et après l’évènement (feedbacks, restitutions, satisfaction et engagement des employés…)
Pour un évènement BtoC ou BtoB engagement votre écosystème ou vos communautés, vous pouvez faire la promotion sur les réseaux sociaux et demander à votre équipe de passer le mot. Créez un site web pour l'évènement ou, au minimum, une nouvelle page de renvoi sur votre site actuel. Votre communication sur les médias sociaux peut également inclure des vidéos de promotion, des articles de blog des invités prévus à l’occasion et des mises à jour sur Facebook, Instagram ou Twitter. Utilisez le même identifiant et le même hashtag sur toutes les plateformes, ainsi qu'un message cohérent afin qu'il soit toujours clair et que cette communication reste ciblée sur votre évènement clé.
Évaluez le succès de votre évènement professionnel
Si votre évènement s'est déroulé sans accroc, félicitations !
Il est maintenant temps de régler les derniers détails administratifs, ainsi que de récolter des feedbacks grâce au retour d’expérience de votre équipe et de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.
Plus important encore : vous souhaitez recueillir les avis de vos invités ?
Si vous avez un outil de gestion de base de données (Hubspot par exemple), vous pouvez l'utiliser pour créer des formulaires de satisfaction et les partager aux participants. Ces informations vous aideront à déterminer si l'évènement a atteint vos objectifs initiaux et quel impact il a eu sur les participants. Vous pouvez ensuite partager ces informations avec toutes les parties prenantes concernées afin de planifier un suivi approprié de l'évènement. Les leçons que vous en tirerez vous aideront à affiner la préparation de votre prochain évènement !
Conclusion
Vous êtes maintenant fin prêt pour organiser n’importe quel type d’évènement professionnel (ou même personnel !). D’un cocktail d’entreprise à un petit déjeuner avec vos partenaires clés, nous espérons pouvoir vous apporter de la clarté dans l’organisation avec ce guide.
Notre cuistot Corinne a le soucis du client H24 ! Pour tous vos évènements professionnels et privés, qu'ils soient petits ou grands, elle se pliera toujours en 4 pour trouver la meilleure façon de satisfaire toutes vos envies et de régaler tous vos convives :)
